Zakaz żądania zbędnych zaświadczeń

Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że w polskim systemie prawnym obowiązuje ustawowy zakaz żądania przez urzędników zbędnych zaświadczeń. Chodzi o to, że domaganie się przez urzędników różnego rodzaju dokumentów, często nie ma żadnych podstaw prawnych.

Urzędnik nie może żądać zaświadczeń lub oświadczeń, gdy dane fakty lub okoliczności są – albo powinny być – już znane z urzędu. To samo dotyczy sytuacji, gdy te okoliczności urzędnik jest w stanie ustalić samodzielnie za pomocą danych, które posiada w ewidencji lub innych rejestrach, albo zbiorach, do których ma elektroniczny dostęp. Również – nie może domagać się danych z innego urzędu – z którym może wymieniać informacje. Przykładowo w sprawie o pozwolenie na budowę, w której inwestorem jest spółka, nie można żądać odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS bo urzędnik – o ile jest w stanie obsługiwać komputer z dostępnem do internetu – ma możliwość sprawdzenia KRS samodzielnie. Innym przykładem jest żądanie dostarczenia odpisu z księgi wieczystej – choćby w sprawie dotyczącej meldunku. Takie żądanie jest bezprawne, bo dostęp do ksiąg wieczystych jest publiczny i elektroniczny.

Jeśli już jednak urzędnik domaga się potwierdzenia pewnych faktów lub stanu prawnego w sposób urzędowy, to powinien wskazać przepis prawa, który go do tego obliguje; czyli podstawę prawną swojego działania.

W związku z powyższym, metody postępowania w danych sprawach opracowane przez urzędy, często mają wewnętrzny charakter lecz są niezgodne z przepisami prawa. Istnieje bowiem ustawowy zakaz żądania od petenta zbędnych (bezprawnych) zaświadczeń.