Zakaz żądania zbędnych zaświadczeń

Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że w polskim systemie prawnym obowiązuje ustawowy zakaz żądania przez urzędników zbędnych zaświadczeń. Chodzi o to, że domaganie się przez urzędników różnego rodzaju dokumentów, często nie ma żadnych podstaw prawnych.

Urzędnik nie może żądać zaświadczeń lub oświadczeń, gdy dane fakty lub okoliczności są – albo powinny być – już znane z urzędu. To samo dotyczy sytuacji, gdy te okoliczności urzędnik jest w stanie ustalić samodzielnie za pomocą danych, które posiada w ewidencji lub innych rejestrach, albo zbiorach, do których ma elektroniczny dostęp. Również – nie może domagać się danych z innego urzędu – z którym może wymieniać informacje. Przykładowo w sprawie o pozwolenie na budowę, w której inwestorem jest spółka, nie można żądać odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS bo urzędnik – o ile jest w stanie obsługiwać komputer z dostępnem do internetu – ma możliwość sprawdzenia KRS samodzielnie. Innym przykładem jest żądanie dostarczenia odpisu z księgi wieczystej – choćby w sprawie dotyczącej meldunku. Takie żądanie jest bezprawne, bo dostęp do ksiąg wieczystych jest publiczny i elektroniczny.

Jeśli już jednak urzędnik domaga się potwierdzenia pewnych faktów lub stanu prawnego w sposób urzędowy, to powinien wskazać przepis prawa, który go do tego obliguje; czyli podstawę prawną swojego działania.

W związku z powyższym, metody postępowania w danych sprawach opracowane przez urzędy, często mają wewnętrzny charakter lecz są niezgodne z przepisami prawa. Istnieje bowiem ustawowy zakaz żądania od petenta zbędnych (bezprawnych) zaświadczeń.

Czy urzędnik może żądać oryginału dokumentu?

W postępowaniach administracyjnych wszelkiego rodzaju wnioski i podania, popiera się dokumentami, które mają uzasadnić zgłoszone żądanie. Problem polega jednak na tym, gdy dokument nie jest złożony w oryginale, lecz w kopii, a znów oryginał jest petentowi albo potrzebny do innych celów, albo zwyczajnie petent nie chce się z nim rozstawać. Co więc zrobić w sytuacji gdy urzędnik upiera się, że do sprawy koniecznie potrzebny jest oryginał dokumentu?

Przepisy prawa przewidują, że jeżeli dokument znajduje się w aktach organu państwowego to wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony odpis lub wyciąg z tego dokumentu. Poświadczenia dokonuje organ, który go wydał. Jeśli petent sam nie może go uzyskać, zwróci się o to organ prowadzący sprawę. W związku z tym błędna jest praktyka urzędników, którzy przerzucają te obowiązki na petenta. Z przepisów prawa jasno wynika, że organ może i powinien pomóc w uzyskaniu dokumentu. 

Kolejną opcją jest przedłożenie oryginału dokumentu urzędnikowi, który może poświadczyć zgodność jego odpisu z oryginałem. Wtedy ma on moc dokumentu urzędowego. Jest to kolejna możliwość zachowania posiadanego oryginału dokumentu. 

W urzędach często słyszy się, że tylko notariusz może poświadczyć zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. To znów jest do wprowadzanie petentów w błąd przez urzędników. Zgodnie z przepisami prawa zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza, ale także występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. To rozwiązanie jest o tylko korzystniejsze, że pełnomocnicy – poza poświadczeniem dokumentów – obowiązani są chronić interesów reprezentowanych stron, a notariusz takich obowiązków nie wykonuje.  

W związku z powyższym, wykorzystanie tych możliwości, może uchronić przed utratą oryginału dokumentu w urzędzie. 

Budynek, to nie budowla

W podatku od nieruchomości znaczenie ma to, czy dany obiekt będzie uznawany za budynek czy budowlę. Inne są wtedy zasady jego opodatkowania. Przepisy w tym zakresie nie są jasne, lecz taka sytuacja, po stronie urzędników, przewiduje konieczność ich tłumaczenia na korzyść podatników. Czy faktycznie przestrzegają tej zasady?

Nie trudno uznać, że jest odwrotnie.

Aby dany obiekt był kwalifikowany jako budynek (w prawie podatkowym) musi spełniać następujące cechy: musi posiadać dach, ściany i fundament oraz być trwale związany z gruntem. Jeśli dany obiekt ma wszystkie te właściwości, to jego inne cechy, nie mają prawnego znaczenia. Błędem ze strony urzędników jest przyjmowanie funkcji takiego obiektu, jego przeznaczenia, powiązania z inną infrastrukturą itd. Odwoływanie się do takich dodatkowych kryteriów jest sprzeczne z prawem. Jest to przejaw stawiania wymogów nieznanych ustawie.

Błędna kwalifikacja trafostacji przez urzędników wynika z chęci ich wyższego opodatkowania. W przypadku budowli stawka podatku uzależniona jest od ich wartości, natomiast w przypadku budynków – od metrażu. Rolą podatnika jest więc dokonać prawidłowego ich zgłoszenia, a rolą urzędnika – kwalifikacji. W razie dalszego stosowania kryteriów pozaprawnych, jedynie postępowanie podatkowe lub sądowe może doprowadzić do przywrócenia stanu zgodności z prawem.

 

Mały błąd – nieodwracalne skutki!

Błędy urzędników często dotyczą kwestii drobnych albo pozornie nieistotnych, natomiast spowodować mogą nieodwracalne skutki.

Przykładem takiego błędu jest sprawa dotycząca odnawialnych źródeł energii. Inwestor przygotował pełną dokumentację pozwalającą uzyskać mu pozwolenie na budowę elektrowni słonecznych. Inwestycja składała się z kilku elektrowni, których łączna mocy wynosiła nie więcej niż 5 MW. Dla każdej z tych elektrowni przez kilka lat opracowywano dokumentację środowiskową, przeprowadzono badania geologiczne, dokonano też stosownych podziałów geodezyjnych, a także opracowano dokumenty technologiczne. Inwestor uzyskał też warunki przyłączenia elektrowni słonecznych do sieci, a także zdobył prawie wszystkie wymagane decyzje administracyjne potrzebne do rozpoczęcia budowy. Kluczowe znaczenia ma tu słowo „prawie”, bo ostatnim etapem było rozpoczęcie procedur o uzyskanie pozwolenia na budowę.

Pozwolenie – jak sama nazwa wskazuje – pozwala na rozpoczęcie budowy, jest także zakończeniem etapu przygotowywania dokumentacji projektowej. W inwestycjach dotyczących odnawialnych źródeł energii ma ono, to jeszcze dodatkowe znaczenie, że pozwala zgłosić źródło energii Prezesowi Urzędu Regulacji Energetyki. Organ ten nadzoruje działalność odnawialnych źródeł energii, a także przeprowadza tzw. aukcje, w wyniku których wytwórcy energii otrzymują wynagrodzenie za wyprodukowanie energii elektrycznej w odnawialnym źródle energii. Jak nie trudno przypuszczać, jest to dla nich kluczowa kwestia, gdyż planując inwestycję oczekują, że będzie ona dochodowa. Odpowiedni poziom wynagrodzenia oraz zasady jego wypłaty gwarantują, że inwestycja pokryje poniesione przez inwestora wydatki.

Podstawowym warunkiem wzięcia udziału w aukcji organizowanej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki dla odnawialnych źródeł energii jest przedłożenie prawomocnego pozwolenia na budowę. W 2018r. do września nie przeprowadzono jeszcze żadnej aukcji dla odnawialnych źródeł energii. Jej wyznaczenie planowane jest na jesień 2018r. – bez podania konkretnego terminu. W związku z tym każdy inwestor, który przygotował dokumentację projektową dla odnawialnego źródła energii, aby wziąć udział w aukcji powinien już dysponować prawomocnym pozwoleniem na budowę. Procedura związana z uzyskaniem pozwolenia na budowę, zgodnie z przepisami prawa, powinna trwać maksymalnie dwa miesiące – gdy sprawa jest skomplikowana. Praktyka tych spraw pokazuje, że gdy organ zgłasza dodatkowe wątpliwości lub prosi o wyjaśnienia, to realnie w ciągu 4 miesięcy inwestor powinien uzyskać pozwolenie na budowę.

W przypadku odnawialnych źródeł energii czas ten jest szczególnie cenny, gdyż trwa gorączkowe oczekiwanie na wyznaczenie przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki aukcji na 2018r.

W opisywanej sprawie dotyczącej elektrowni słonecznych o mocy do 5 MW inwestor złożył w organie wydającym pozwolenia stosowne wnioski wraz z projektami budowlanymi, domagając się wydania pozwoleń na budowę. Wnioski skierowano z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pozwolenia były gotowe przed przeprowadzeniem aukcji. Inwestorem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W rejestrze przedsiębiorców KRS posiada ujawnionego prokurenta, który jest uprawniony do jej reprezentacji. Wyjaśnić trzeba, że prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa uprawniający do reprezentowania przedsiębiorcy w czynnościach sądowych i pozasądowych. W tej sprawie prokurent upoważnił projektanta, aby dla spółki uzyskał pozwolenia na budowę elektrowni słonecznych i komplet dokumentów został złożony do urzędu.

Po ich długiej „analizie” organ wydający pozwolenia na budowę skierował do inwestora pismo, że dokumentacja powinna zostać uzupełniona, ponieważ to nie prokurent, a zarząd powinien udzielić projektantowi pełnomocnictwa do reprezentacji w sprawie. Reakcja spółki była błyskawiczna i wykonano „widzimisię” urzędu. Jednakże uzupełnienie tego rzekomego oraz drobnego uchybienia, wymagało kliku dni na wymianę korespondencji oraz spowodowało, że inwestor uzyska pozwolenie na budowę z opóźnieniem.

Opóźnienie to jest na tyle duże, że już wiadomo, iż z przyczyn formalnych nie będzie mógł wziąć udziału w tegorocznej aukcji organizowanej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Nie zdąży przedstawić prawomocnego pozwolenia na budowę. A wszystko przez błąd urzędnika. Działania urzędu dotyczące domagania się pełnomocnictwa od zarządu były rażąco bezprawne. Nie ma żadnych wątpliwości, że prokurent może udzielić pełnomocnikowi pełnomocnictwa do działania w postępowaniu administracyjnym. Nie wymaga to żadnych analiz, ani zabiegów interpretacyjnych. Wezwanie – życzenie urzędnika nie miało żadnych podstaw prawnych. W tej sprawie projektant mógł prowadzić sprawę w imieniu spółki. Nie było wymagane pełnomocnictwo od zarządu.

Takie bezprawne działania urzędników naraziły inwestora na ogromne straty. Nie wie kiedy znów będzie mógł wziąć udział w aukcji i kiedy uzyska zwrot poniesionych wydatków, a wszystko przez tylko pozornie drobny błąd urzędnika.

Ta smutna rzecz działa się w jednym ze starostw powiatowych w zachodniej części kraju.

 

Ile razy można uchylić decyzję administracyjną?

Od decyzji administracyjnej wydanej w pierwszej instancji przysługuje odwołanie. Po jego wniesieniu sprawę załatwia organ drugiej instancji. Ma klika możliwości dotyczących tego, co może zrobić w sprawie i niektóre z nich są bardzo często nadużywane przez urzędników. Organ drugiej instancji nie jest żadnym „sądem kasacyjnym”, ani innym organem typowo kontrolnym i urzędnicy często o tym zapominają. Rolą organu drugiej instancji jest rozpatrzyć sprawę na nowo i w całości. Zgodnie z zasadą dwuinstancyjności strona ma prawo do załatwienia jej sprawy przez organy dwóch instancji. To sprawia, że tylko wyjątkowo sprawę można przekazać organowi pierwszej instancji do ponownego rozpatrzenia. Nie daje do tego podstaw konieczność uzupełnienia dowodów, bo organ drugiej instancji może i powinien to zrobić samodzielnie. Może nawet przy tym zwrócić się o pomoc do organu pierwszej instancji. Możliwości „zwrócenia” sprawy organowi pierwszej instancji nie daje też odmienna jej ocena przez organ drugiej instancji. Co więcej uchylenie się od obowiązku merytorycznego załatwienia sprawy, organ drugiej instancji, obowiązany jest szczegółowo umotywować. Praktyka pokazuje jednak, że kierowanie sprawy do ponownego rozpatrzenia jest szeroko nadużywane. Zdarza się, że sprawa kilkakrotnie krąży pomiędzy instancjami, podczas gdy już powinna być ostatecznie załatwiona. Co więcej nie ma prawnego limit, ograniczającego to ile razy decyzja może być uchylona, a sprawa po raz wtóry skierowana do ponownego rozpatrzenia. Aby przerwać to „błędne koło” strona sama musi drożyć odpowiednie środki prawne.

Przewlekłość, to nie bezczynność!

Pojęcia przewlekłości i bezczynności w postępowaniu administracyjnym dotyczą sytuacji, gdy urząd nie załatwia sprawy w ustawowym terminie. Wcześniej pojęcia te nie były określone wprost w przepisach prawa. Stosunkowo niedawno, ustawodawca poszedł jednak na rękę i wprowadził je do przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozróżnił ich stosowanie. Okazuje się jednak, że urzędnicy nadal je mylą. W sprawie, w której organ dokonuje czynności, tyle że błędnych nie występuje stan bezczynności, gdyż działania mają miejsce, ale są niezgodne z prawem, błędne, pozorne, nieefektywne itd. Bezczynność to zupełny brak reakcji – zwłoka. Również nie chodzi tu o jakiekolwiek działania, tylko zwłoka w terminowym zakończeniu sprawy. W jednym z toczących się postępowań organ II instancji, zarzucił organowi I instancji bezczynności i nałożył na niego sankcje z tym związane. Chodziło o załatwienie wniosku o przedłużenie terminu. Organ I instancji, go załatwił (a więc nie był bezczynny) tylko, że nowy termin określił w sposób nieprecyzyjny. To nie spodobało się organowi II instancji, które chciał podjąć działania prawne, tylko nie zastosował właściwego środka. W takiej „przepychance” między urzędami, strona postępowania – uczestnik sprawy (petent) nie jest pozbawiony narzędzi, które sprowadzą postępowanie – i urzędników – na właściwe tory.

Ewidencja gruntów

Okazuje się, że kwalifikacja naszej nieruchomości, w ewidencji gruntów, nie jest jednoznaczna i urzędnicy w tym zakresie mają tak dowolność, jak też popełniają przy tym wiele błędów. Ważnym momentem dla wpisu nieruchomości do ewidencji jest przykładowo zakończenie budowy. Geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza jest częścią dokumentacji budowlanej. W niej uprawniony geodeta określa zakres i typ zmian, które budowa obiektu spowodowała na nieruchomości i dokonuje jej kwalifikacji – chodzi o nadanie jej określonego symbolu. Operat geodezyjny z takimi wskazaniami będzie zgłoszony do ewidencji gruntów i budynków.

Trzeba zaznaczyć, że sposób zaewidencjonowania nieruchomości będzie miał wpływ na jej opodatkowanie. Warto więc przy tym unikać błędów, które mogą być kosztowne.

Miejscem, w którym najczęściej pojawiają się nieprawidłowości jest właśnie oznaczenie nieruchomości – nadanie jej symbolu. Szczególnie gdy nieruchomość nie jest zabudowana w całości albo gdy jest zajęta w sposób niejednolity, różnymi obiektami. Przepisy prawa w przypadku wielu terenów przewidują, że mogą być zakwalifikowane jako tereny mieszkaniowe, przemysłowe albo inne zabudowane pod warunkiem, że nie są wykorzystywane do innego celu, które uzasadniałby ich zaliczenie do innej kategorii. Stosowanie tych przepisów prawa budzi najwięcej wątpliwości. Warto zatem zwracać uwagę, na to w jaki sposób geodeta albo urzędnik w ewidencji zakwalifikował naszą nieruchomość.

Od odmowy zaktualizowania ewidencji zgodnie z naszym wnioskiem przysługuje odwołanie. Nie jest to jednak jedyna droga prowadząca do zmian w ewidencji. Zależy to od rodzaju wpisu na podstawie, którego dane do ewidencji zostały wprowadzone. Kwestia ta decyduje o tym, w jaki sposób można je zaskarżyć.

Zatrzymanie dowodu rejestracyjnego przez policjanta

Policjant też urzędnik. W przypadkach prawem określonych ma prawo zatrzymać dowód rejestracyjny pojazdu. Na przykład, gdy nie ma ważnych badań technicznych. Wtedy policjant wystawia pokwitowanie. Na jego podstawie można użytkować pojazd przez 7 dni. Zatrzymany dokument jest przesyłany do organu wydającego i jest wydawany po ustaniu przyczyny zatrzymania. Czy jednak policjant lub Policja w terminie 7 dni ważności pokwitowania przesyła zatrzymany dowód rejestracyjny do organu? Nie. Zatem gdy nawet brakujące badanie techniczne zostanie wykonane i właściciel pojazdu zwróci się do organu, w terminie 7 dni, po zwrot dowodu rejestracyjnego, okazuje się, że niekoniecznie dowód ten będzie na niego czekał. Policja nie wysyła ich terminowo. Natomiast można zakładać, że musi to zrobić niezwłocznie. Czy 7 dni na odesłanie zatrzymanego dowodu to zbyt krótki czas ? Nie. Wynika to z opieszałości policjantów-urzędników!

Załącznik do decyzji administracyjnej

Załącznikami do decyzji administracyjnych nie może być byle co, byle jak i byle gdzie. Przepisy prawa jasno to określają. Urzędnicy jednak często nie przestrzegają tych reguł i załączniki z jednej sprawy załączają do innej, wprowadzają załączniki nieprzewidziane w ustawie, albo w ogóle je pomijają. Niesie to negatywne konsekwencje dla adresata decyzji. Gdy posługuje się nią przed innymi organami i urzędami, powstają problemy z wykonaniem takiej decyzji. Błędne określenie załączników może nawet prowadzić do jej uchylenia lub stwierdzenia nieważności. Warto więc pilnować, w jaki sposób określone są w decyzji załączniki. W razie błędów w tym zakresie konieczne jest ich korygowanie. Można to zrobić na wniosek, ale także organ może i powinien zrobić to z urzędu, nawet bez inicjatywy wnioskodawcy.

Przydomowa oczyszczalnia ścieków czy kanalizacja ?

Okazuje się, że o tym czy na danym terenie może zostać zainstalowana przydomowa oczyszczalnia ścieków, nie decydują urzędnicy, lecz tak im się wydaje.

Gminy na terenie kraju określają w miejscowych planach, że odbiór ścieków odbywa się tylko za pomocą kanalizacji gminnej. To często fikcja. Podłączanie kolejnych domów do tej sieci, szczególnie oddalonych od zwartej zabudowy, odbywa się na koszt ich właścicieli. Jednocześnie zakazuje się im budowę własnych przydomowych oczyszczalni ścieków. Takie działanie urzędników jest nielegalne. Jak pokazują wyroki sądów, nie wystarczy w miejscowym planie wpisać, że gmina jest skanalizowana. W przypadku braku realnej możliwości odprowadzania ścieków do kanalizacji – bez rozbudowy sieci kanalizacyjnej – można stosować przydomowe oczyszczalnie ścieków. I to pomimo tego jak brzmią zapisy miejscowego planu. Sądy jasno podają, że to na gminie ciąży obowiązek stworzenia warunków do podłączenia danej nieruchomości do kanalizacji. Jeśli tego nie realizuje, to właściciel ma prawną możliwość zainstalowania własnej przydomowej oczyszczalni ścieków.