Terminy – czy ktoś tego pilnuje?

Terminy w sprawach urzędowych mogą mieć dwojakie znaczenie. Pierwsze to terminy wyznaczane przez urząd petentowi na dokonanie jakichś czynności – przykładowo na uzupełnienie dokumentów. Tutaj jest duże pole manewru i terminy te mogą być wyznaczane dość swobodnie, ale nie dowolnie. Oznacza to, że mają być też dogodne dla petenta.

Drugi rodzaj terminów, to te które określają czas, w którym urząd ma załatwić sprawę. Tu, już dowolności nie ma. Przepisy prawa jasno określają kiedy dana sprawa ma być załatwiona. Jeżeli urzędnik nie przestrzega tych terminów, może i powinien ponieść konsekwencje, w tym finansowe.

W niżej opisanej sprawie, wystąpiły oba rodzaje terminów i w obu tych przypadkach urzędnicy popełnili błędy.
Sprawa dotyczyła zatwierdzenia projektu budowlanego tzw. zamiennego. Do jego przygotowania konieczna była decyzja o warunkach zabudowy i inne materiały. Wobec tego do organu złożono wniosek o przedłużenie terminu do przedłożenia wspomnianego projektu. I tu zaczęły się schody. Organ przez wiele miesięcy nie wiedział, co z nim zrobić. Najpierw próbował prowadzić sprawę o zmianę decyzji, podczas gdy wniosek dotyczył zmiany terminu, a nie decyzji. Kolejno próbował przekazać wniosek do organu II instancji – ten jednak upomniał go, że sprawy wpierw załatwiane są w I, a nie II instancji. Wnioskodawca miesiącami nie mógł doczekać się prawidłowej reakcji na swój wniosek. To znów sprawiło, że organ II instancji zarzucił organowi I instancji przewlekłość i nakazał niezwłocznie załatwić sprawę. Ostatecznie organ I instancji w końcu uwzględnił wniosek w całości i przedłużył termin w sposób dogodny dla wnioskodawcy. Po drodze naruszył jednak szereg przepisów prawa dotyczących terminów.

Podsumowując, posługiwanie się terminami urzędowymi wymaga wiedzy zarówno po stronie urzędnika jak i petenta.

Sąsiad może przeszkadzać

Planując inwestycję – przykładowo budowę lub rozbudowę domu, często nie uświadamiamy sobie, że sąsiad może brać udział w naszym postępowaniu o wydanie pozwolenia na budowę lub innej decyzji administracyjnej. Przepisy prawa w tym zakresie wprawdzie wprowadzają kryteria pozwalające ocenić czy sąsiad lub inna osoba może brać udział w „naszym” postępowaniu, jednak ich stosowanie w praktyce przez urzędników budzi wiele wątpliwości i rodzi wiele nieprawidłowości.

Organowi prowadzącemu sprawę nie może się wydawać, kto może, a kto nie może – poza inwestorem – brać udziału w jego sprawie. Nie decydują też żadne względy słuszności. Nie jest też dopuszczalne działanie na wszelki wypadek. Poprawne stosowanie prawa winno prowadzić do jasnego i precyzyjnego ustalenia osób, które mogą być stronami postępowania. Organy często na wyczucie zawiadamiają inne osoby lub instytucje o prowadzonym postępowaniu. Sugerują w ten sposób, że mogą brać w nim udział. To błąd. Działania tych osób mogą często opóźnić lub utrudnić wydanie decyzji. Dzieje się tak gdy rozpoczną kierowanie pism i innych żądań do urzędu w „naszej” sprawie. Natomiast często nie ma żadnych podstawy nawet do prowadzenia z nimi korespondencji.

Organy robią tak też dlatego, że tak samo postępowali w innych podobnych sprawach. Pojęcie „podobnej sprawy” nie istnieje. Nie ma dwóch takich samych spraw. Nawet pozornie identyczne, są odmiennie kwalifikowane w sensie prawnym.
Dlatego też ustalenie kto może, a kto nie może brać udziału w naszej sprawie wymaga prawidłowego zastosowania przepisu prawa, który o tym decyduje. I tak, czasami nawet bardzo odlegli sąsiedzi będą mieli prawo występowania w naszym postępowaniu. A czasami nawet najbliższy sąsiad, ten „zza miedzy”, nie będzie miał prawa do działania w „naszej” sprawie. A zatem sąsiad zawsze może zgłaszać pewne oczekiwania lub nawet przeszkadzać w sprawie, lecz nie zawsze urząd obowiązany jest to uwzględnić.